Esta seção detalha a oportunidade para a posição de Assistente de Secretaria em Teresina, PI, abrangendo os requisitos de qualificação e experiência, as responsabilidades e atividades a serem desempenhadas, informações sobre remuneração e horário de trabalho, além das instruções para candidatura.
Para se qualificar para a vaga de Assistente de Secretaria, o candidato deve atender aos seguintes critérios:
Escolaridade: Estar cursando o ensino superior em áreas administrativas ou correlatas, idealmente a partir da metade do curso. Este nível de escolaridade em andamento demonstra um desenvolvimento contínuo de conhecimentos relevantes para a função.
Experiência: Possuir experiência ampla nas atividades inerentes ao cargo de assistente de secretaria. Esta experiência pode ter sido adquirida em posições anteriores ou através de estágios, indicando familiaridade com as rotinas e demandas da função.
Conhecimentos Técnicos:
Técnicas de Arquivamento de Dados: Habilidade para organizar, catalogar e manter informações e documentos de forma eficiente, tanto física quanto digitalmente.
Conhecimento em Excel Básico: Capacidade de utilizar as funcionalidades básicas do Microsoft Excel para manipulação de dados, criação de planilhas e relatórios simples.
Português Instrumental: Domínio da norma culta da língua portuguesa, incluindo gramática, ortografia e redação, essencial para a comunicação formal e elaboração de documentos.
Técnicas de Atendimento: Conhecimento e prática de métodos eficazes para atender o público, tanto presencialmente quanto por telefone e e-mail, garantindo uma comunicação clara e cordial.
Habilidades e Competências Comportamentais:
Atenção: Capacidade de concentrar-se em detalhes e evitar erros na execução das tarefas.
Organização: Habilidade para estruturar o trabalho, gerenciar prazos e manter o ambiente de trabalho em ordem.
Criticidade: Capacidade de analisar informações, identificar problemas e propor soluções de forma lógica e fundamentada.
Discrição: Capacidade de manter a confidencialidade de informações sensíveis e dados pessoais.
Relacionamento Interpessoal: Habilidade para interagir de forma positiva e colaborativa com colegas, superiores, alunos, pais e o público em geral.
Inteligência Emocional: Capacidade de reconhecer e gerenciar as próprias emoções e compreender as emoções dos outros, promovendo um ambiente de trabalho harmonioso.
O Assistente de Secretaria desempenhará um papel crucial no suporte administrativo da instituição, sendo responsável por diversas atividades, incluindo:
Atendimento ao Público: Prestar atendimento informativo e direcionado ao público em geral, no que se refere a arquivos, documentações e processos da secretaria.
Controle de Atendimento: Gerenciar o fluxo de atendimento a pais, alunos, professores e futuros alunos, registrando informações relevantes e encaminhando as demandas para os setores competentes.
Informações do Censo Escolar: Manter as informações necessárias para o censo escolar sempre atualizadas e garantir o envio dos dados dentro dos prazos estabelecidos pelo órgão competente.
Relatório de Evasão: Elaborar e apresentar relatórios de evasão escolar, identificando e registrando os motivos declarados para o abandono dos estudos.
Comunicação Formal: Realizar o atendimento ao público externo e interno através de diversos canais de comunicação, como e-mail, telefone e atendimento presencial, respondendo a questionamentos e fornecendo informações relevantes.
Gestão de Matrículas: Realizar a conferência detalhada e o controle rigoroso da documentação exigida para as matrículas escolares, assegurando a integridade dos dados dos novos alunos.
Controle de Dados no Sistema ERP: Efetuar a conferência e a correção de dados dos alunos já matriculados no Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), garantindo a precisão das informações acadêmicas.
Arquivo Permanente: Manter de forma organizada e preservada o arquivamento dos dossiês dos discentes, caracterizado como arquivo permanente, assegurando a guarda segura da documentação histórica dos alunos.
Análise de Históricos Escolares: Receber históricos escolares de alunos transferidos e realizar a análise inicial para o devido registro e aproveitamento de estudos.
Emissão de Documentos: Preparar e emitir diversos documentos e declarações conforme as solicitações da comunidade acadêmica e administrativa.
Encaminhamento de Documentos à SEDUC: Realizar o encaminhamento de históricos escolares, certificados e outras documentações de alunos para a Secretaria de Educação (SEDUC), quando necessário para processos legais ou regulatórios.
Ajustes de Notas: Realizar a conferência e os ajustes de notas dos alunos junto ao setor acadêmico correspondente, para garantir a correção dos dados que serão incluídos nos históricos escolares.
Inserção de Dados no Censo Escolar: Realizar a inserção completa de todos os alunos e suas respectivas séries correspondentes ao ano letivo vigente no sistema do censo escolar.
Documentação para Arquivo: Imprimir formulários e planilhas geradas pelos sistemas para posterior organização e arquivamento físico.
Organização de Turmas: Organizar a documentação dos alunos em cada turma no início de cada período letivo, realizando o remanejamento de pastas conforme as necessidades.
Controle de Pendências Documentais: Realizar o controle da documentação pendente dos alunos, elaborando relatórios de pendências e efetuando cobranças bimestrais através de comunicados impressos, e-mails e ligações telefônicas.
Atualização do Sistema TOTVS: Inserir informações relevantes sobre a escolaridade de cada aluno no sistema de gestão educacional TOTVS.
Suporte ao Setor de Matrícula: Prestar suporte ativo ao setor de matrícula durante o período de campanha de novas matrículas, auxiliando no atendimento e organização da documentação.
Arquivo Ativo Anual: Organizar, verificar e preencher o arquivo ativo anual, que consiste nas pastas dos alunos novatos criadas manualmente.
Arquivo de Transferências e Certificações: Organizar e manter atualizado o arquivo permanente das transferências de alunos expedidas para outras instituições e das certificações dos alunos que concluíram o ensino médio.
Outras Atividades: Executar outras atividades correlatas ao cargo, conforme as necessidades da área e as orientações do gestor imediato.
Salário: A remuneração para a posição de Assistente de Secretaria será definida a combinar entre a instituição e o candidato, levando em consideração a experiência e qualificações apresentadas.
Horário de Trabalho: A jornada de trabalho será distribuída da seguinte forma:
Segunda à sexta-feira: das 8h às 17h.
Sábado: das 8h às 12h.
Total de Vagas: Há 01 vaga disponível para a posição de Assistente de Secretaria.
Candidatura: Os candidatos interessados e que atendam ao perfil solicitado devem seguir as seguintes instruções para se candidatar:
Prazo: Enviar o currículo até o dia 06 de junho de 2025.
Plataforma: Realizar o cadastro do currículo diretamente no site do grupocev.